BI eszközök kezdőknek – melyiket érdemes választani?

A vállalkozások naponta rengeteg adatot gyűjtenek: értékesítési eredményeket, pénzügyi adatokat, ügyfél-információkat és működési mutatókat. Ezek az adatok azonban önmagukban még nem segítik a döntéshozatalt. 

Ahhoz, hogy valódi üzleti értéket teremtsenek, rendszerezni, elemezni és érthetően megjeleníteni kell őket.

Ebben segítenek a Business Intelligence (BI), vagyis üzleti intelligencia eszközök. Ezekkel különböző adatforrások kapcsolhatók össze, interaktív riportok készíthetők, és könnyebben felismerhetők a vállalkozás működését befolyásoló trendek.

De melyik BI-eszköz lehet a legjobb választás az adatelemzéssel most ismerkedők számára? Ebben a cikkben négy népszerű megoldást mutatunk be, és áttekintjük, milyen szempontok alapján érdemes dönteni.

1. Mit érdemes figyelembe venni a BI-eszköz kiválasztásakor?

A megfelelő eszköz kiválasztása nem pusztán technikai kérdés. A cél az, hogy a megoldás illeszkedjen a vállalkozás működéséhez, és hosszabb távon is támogassa a döntéseket.

Felhasználói tudásszint

Ha a munkavégzés eddig főként Excelben történt, érdemes olyan eszközzel kezdeni, amely vizuális felületet és könnyen követhető adatkezelési lehetőségeket kínál. A haladóbb elemzésekhez ugyanakkor szinte minden megoldásnál szükség lehet további ismeretekre.

Adatforrások és integrációk

Az első lépés a jelenleg használt adatforrások áttekintése. Excel-fájlok, Google Sheets-táblázatok, SQL-adatbázisok, vállalatirányítási vagy ügyfélkezelő rendszerek egyaránt szolgálhatnak adatforrásként.

Fontos szempont, hogy a kiválasztott eszköz közvetlenül tud-e csatlakozni ezekhez, vagy külön adat-előkészítési folyamat kialakítására van szükség.

Költségek és licencelés

Az ingyenes riportkészítési lehetőség nem feltétlenül jelenti azt, hogy a teljes megoldás mindenki számára díjmentes. A riportok megosztása, a csapatmunka, az adminisztráció, a nagyobb adatmennyiségek kezelése vagy egyes vállalati funkciók külön licencet vagy infrastruktúrát igényelhetnek.

Ezért nemcsak az induló költséget, hanem a tényleges felhasználási módhoz kapcsolódó hosszú távú kiadásokat is érdemes mérlegelni.

Riportok és vizualizációk

Lényeges, hogy az eszköz segítségével olyan áttekinthető riportok és irányítópultok (dashboardok) készülhessenek, amelyekből a vezetők és a munkatársak gyorsan megérthetik a legfontosabb összefüggéseket.

Adatfrissítés és karbantartás

Rendszeresen változó adatok esetén fontos szempont az adatfrissítés módja, gyakorisága és automatizálhatósága. Érdemes azt is felmérni, mennyi manuális munkát igényel az adatok előkészítése és a riportok karbantartása.

Biztonság és megosztás

Az üzleti adatok védelme érdekében lényeges, hogy szabályozható legyen a riportokhoz való hozzáférés, kezelhetők legyenek a felhasználói jogosultságok, és biztonságosan történhessen az információk megosztása a szervezeten belül vagy kívül.

2. Négy BI-eszköz, amelyet érdemes megismerni

2.1. Power BI – sokoldalú megoldás a Microsoft ökoszisztémájában

Kinek ajánlott?

Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek Excelben vagy más Microsoft-eszközökkel dolgoznak, és szeretnének továbblépni az automatizált, interaktív riportok felé.

A Microsoft Power BI az egyik legismertebb üzletiintelligencia-megoldás. Segítségével többféle adatforrásból készíthetők riportok, az adatok pedig interaktív módon vizsgálhatók.

Főbb lehetőségei:

Kapcsolódás Excel-fájlokhoz, adatbázisokhoz és számos más adatforráshoz.

Interaktív riportok és dashboardok készítése.

Adatok átalakítása és előkészítése a Power Query segítségével.

Összetettebb számítások és üzleti mutatók kialakítása DAX használatával.

Riportok közzététele és megosztása a Power BI szolgáltatásban.

Előnyei:

• Különösen jól illeszkedik a Microsoft-alapú munkakörnyezetekhez.
• Az egyszerű riportoktól a komplexebb üzleti elemzésekig sokféle feladatra használható.
• A Power BI Desktop ingyenesen használható riportkészítésre.
• Számos tananyag és oktatási lehetőség érhető el hozzá.

Amire figyelni kell:

• Az összetettebb adatmodellek, számítások és riportok kialakítása tanulást igényel.
• A riportok megosztásának és közös használatának lehetnek licencelési feltételei.
• A nagyobb vállalati környezetekben az adatmodellezés, a jogosultságkezelés és a rendszeres karbantartás is fontos feladattá válik.

Mikor lehet jó választás?

Ha a vállalkozás már használ Excelt, és csökkenteni szeretné a manuális riportkészítésre fordított időt, a Power BI kézenfekvő kiindulópont lehet.

2.2. Data Studio – gyors riportkészítés a Google ökoszisztémájában

Kinek ajánlott?

Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek elsősorban Google-eszközökkel dolgoznak, és gyorsan szeretnének megosztható, vizuális riportokat készíteni.

A Google Data Studio – amely 2022 és 2026 között Looker Studio néven volt ismert – egy webes riportkészítő és adatvizualizációs eszköz. Különösen hasznos lehet a Google környezetében tárolt vagy kezelt adatok megjelenítésére.

Főbb lehetőségei:

• Riportok készítése Google Sheets-adatokból.
• Kapcsolódás Google Analytics- és BigQuery-adatokhoz.
• Interaktív diagramok, táblázatok és szűrők kialakítása.
• Riportok megosztása és közös használata.

Előnyei:

• A díjmentes változat jó kiindulópont egyszerűbb riportokhoz.
• Böngészőből használható, ezért nem szükséges hagyományos asztali BI-alkalmazást telepíteni.
• Különösen hasznos lehet a Google-alapú marketing- és webanalitikai adatok megjelenítésére.

Amire figyelni kell:

• Az adatforrások és az adatkapcsolatok lehetőségei eltérőek lehetnek.
• Az összetettebb adat-előkészítési vagy vállalati riportolási igényekhez kiegészítő megoldásokra is szükség lehet.
• A választás során fontos figyelembe venni a vállalkozás adatforrásait, a szükséges funkciókat, a riportok megosztásával és a csapatmunkával kapcsolatos elvárásokat, valamint a várható költségeket.

Mikor lehet jó választás?

Ha a vállalkozás főként Google-eszközöket használ, és elsősorban marketing-, webanalitikai vagy egyszerűbb üzleti riportokat szeretne készíteni, a Data Studio praktikus lehetőség.

2.3. Tableau – erős vizualizációs és elemzési lehetőségek

Kinek ajánlott?

Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek nagy hangsúlyt fektetnek az adatvizualizációra, az interaktív elemzésre és az adatok közötti összefüggések feltárására.

A Tableau adatvizualizációra és elemzésre szolgáló BI-platform. Különféle adatforrásokból képes információkat megjeleníteni, és lehetővé teszi, hogy a felhasználók interaktív módon vizsgálják az adatokat.

Főbb lehetőségei:

• Interaktív dashboardok készítése.
• Többféle adatforrás összekapcsolása.
• Adatok vizuális feltárása és összehasonlítása.
• Részletes, testreszabható diagramok és elemzések kialakítása.

Előnyei:

• Sokoldalú adatvizualizációs lehetőségek.
• Rugalmas elemzési és megjelenítési megoldások.
• Komplexebb adatok bemutatására is alkalmas.

Amire figyelni kell:

• A különböző Tableau-termékek és licencek eltérő lehetőségeket kínálnak.
• A vállalati használat, a riportok megosztása és az együttműködés költségeit a konkrét igények alapján érdemes felmérni.
• A bevezetés előtt fontos áttekinteni, hogy az eszköz mennyire illeszkedik a meglévő adatforrásokhoz, az elemzési feladatokhoz és a vállalkozás működéséhez.

Mikor lehet jó választás?

Ha a vállalkozás számára kiemelten fontos az adatok vizuális feltárása, az összetett elemzés és a testreszabható megjelenítés, a Tableau is megfontolandó.

2.4. Qlik – az adatok közötti összefüggések feltárására

Kinek ajánlott?

Azoknak a szervezeteknek, amelyek több adatforrásból szeretnének elemzéseket készíteni, és fontos számukra az adatok közötti kapcsolatok feltárása.

A Qlik elemzési platformja az adatok összekapcsolását, vizsgálatát és interaktív megjelenítését támogatja. A Qlik Sense névvel is találkozhatunk, miközben a vállalati kínálatban a Qlik Cloud Analytics is meghatározó szerepet kap.

Főbb lehetőségei:

• Különböző adatforrásokból származó adatok elemzése.
• Interaktív dashboardok és vizualizációk készítése.
• Adatok közötti kapcsolatok és összefüggések feltárása.
• Felhőalapú elemzési lehetőségek.

Előnyei:

• Összetett adatok és kapcsolatok vizsgálatára is alkalmas.
• Interaktív elemzést tesz lehetővé.
• Különféle szervezeti és üzleti igényekhez igazítható.

Amire figyelni kell:

• A működési logika és a felület megismerése tanulást igényelhet.
• A megfelelő csomag kiválasztásakor figyelembe kell venni a felhasználók számát, az adatkapacitást és a szükséges funkciókat.
• A licencelési és üzemeltetési költségeket a konkrét felhasználási igények alapján érdemes összehasonlítani.

Mikor lehet jó választás?

Ha több adatforrásból kell összetett elemzéseket készíteni, és fontos az adatok közötti kapcsolatok interaktív feltárása, a Qlik is szóba jöhet.

3. BI-eszközök összehasonlítása – melyik mire jó?

A táblázat általános támpontot ad, nem helyettesíti a konkrét igények felmérését. Az egyes termékek képességei, licencei és szolgáltatásai idővel változhatnak.

4. Hogyan választható ki a megfelelő BI-eszköz?

A választás előtt érdemes néhány gyakorlati szempontot végiggondolni.

1. Milyen üzleti probléma megoldására van szükség?

Más eszköz lehet megfelelő egy havi pénzügyi riport automatizálásához, mint több adatforrásból összeállított, interaktív vezetői dashboard kialakításához.

2. Milyen adatforrások állnak rendelkezésre?

Ha a vállalkozás már rendelkezik jól működő adatforrásokkal, célszerű olyan eszközt keresni, amely ezekhez megfelelően kapcsolódik.

3. Kik a riportok elsődleges felhasználói?

Egy néhány fős vállalkozás igényei jelentősen eltérhetnek egy több részlegből álló szervezetétől. Érdemes áttekinteni, kik készítik, kik használják és kik osztják meg a riportokat.

4. Milyen szerepet kap az automatizálás?

Ha a riportok frissítése jelenleg manuális munkát igényel, olyan megoldásra lehet szükség, amely csökkenti az ismétlődő feladatokat, és megbízható adatfrissítést tesz lehetővé.

5. Milyen költségekkel jár a megoldás bevezetése és fenntartása?

A licencdíj mellett számolni kell a bevezetés, az adat-előkészítés, a karbantartás és a felhasználók betanításának költségével is.

6. Milyen jövőbeli fejlesztési lehetőségekkel érdemes számolni?

A kiválasztott megoldásnak nemcsak a jelenlegi, hanem a várható jövőbeli igényekhez is illeszkednie kell. Érdemes előre gondolni arra, hogy később több adatforrásra, új riportokra vagy fejlettebb elemzési funkciókra lehet-e szükség.

A legfontosabb, hogy a választás ne önmagában a BI-eszközből induljon ki, hanem abból, milyen döntéseket kell jobb adatok alapján meghozni.

5. Mi a helyzet a mesterséges intelligenciával?

A BI-eszközök fejlődésével egyre több helyen jelennek meg mesterséges intelligenciára (AI-ra) épülő funkciók. Ezek bizonyos esetekben segíthetnek például az adatok természetes nyelvű lekérdezésében, a trendek értelmezésében vagy a riportkészítés egyes lépéseinek felgyorsításában.

Fontos azonban, hogy az AI sem tud automatikusan megbízható üzleti következtetéseket levonni, ha az alapul szolgáló adatok hiányosak, pontatlanok vagy nem megfelelően értelmezettek.

Ezért a BI és az AI eredményes használatának alapja továbbra is a megfelelő adatminőség, az átgondolt adatmodell és az üzleti célok tisztázása.

Hogyan változtatja meg az AI az adatelemzést, és mire érdemes figyelni a használatakor? Ezzel külön cikkben foglalkozunk majd részletesebben.

6. Összegzés

Nincs minden vállalkozás számára egyformán ideális BI-eszköz. A megfelelő választás attól függ, milyen adatforrások állnak rendelkezésre, milyen riportokra van szükség, kik fogják használni azokat, és milyen költségkeret áll rendelkezésre.

• Power BI: jó kiindulópont lehet a Microsoft-eszközöket használó vállalkozásoknak, különösen az Excel-alapú riportolás továbbfejlesztéséhez.
• Data Studio: praktikus megoldás lehet Google-alapú adatok gyors és vizuális riportolásához.
• Tableau: akkor lehet érdekes, ha a vizuális adatfeltárás és a testreszabható elemzés kiemelt szempont.
• Qlik: összetettebb adatkapcsolatok és interaktív elemzések esetén érdemes megvizsgálni.

A döntés előtt célszerű a saját üzleti igényeket, a meglévő adatforrásokat és a teljes bevezetési költséget együtt értékelni. Egy jól megválasztott BI-eszköz nem pusztán szebb riportokat eredményez: a rendszeres adatelemzést és a megalapozottabb döntéshozatalt is támogatja.

Melyik BI-megoldás illeszkedik leginkább a vállalkozás igényeihez?

A megfelelő BI-eszköz kiválasztásához az üzleti célok, a meglévő adatforrások és a riportolási folyamatok együttes áttekintése szükséges.

A Spark Labs BI támogatást nyújt a megfelelő megoldás kiválasztásában és bevezetésében, az igények felmérésétől a riportok kialakításáig.

A cél olyan BI-megoldás kialakítása, amely hosszú távon is támogatja a vállalkozás működését és a megalapozott döntéshozatalt.

Hogyan dolgozunk a BI-eszköz kiválasztásán és bevezetésén?

A megfelelő BI-megoldás kiválasztása az üzleti célok és a jelenlegi riportolási folyamatok megismerésével kezdődik. Áttekintjük az adatforrásokat, a riportok felhasználóit és a legfontosabb elvárásokat, majd ezek alapján javaslunk megfelelő eszközt és megvalósítási irányt.

A cél nem az, hogy mindenáron egy adott technológiát vezessünk be, hanem hogy olyan megoldás szülessen, amely illeszkedik a vállalkozás működéséhez, és hosszú távon is használható üzleti értéket teremt.